Expressoft, ingredient în rețeta de succes Chopstix


“Soluțiile Expressoft au avut un rol esential in extinderea lanțului de restaurante Chopstix” – Andrei Trandaf, Administrator Chopstix

Introducere

Chopstix este prima rețea de restaurante asiatice din România care a introdus in restaurante conceptul de live cooking, adica prepararea specialitatilor chiar sub ochii clientilor.

Lansat in 2008, lantul numara in prezent 10 restaurante, dintre care 7 în București (aflate in centrele comerciale Băneasa Shopping City, București Mall, Plaza România, AFI Palace Cotroceni, Carrefour Orhideea, Promenada Mall si Unirea Shopping Center – cu doua puncte de vanzare, in food court si respectiv stradal), unul în Constanța (Maritimo Shopping Center) și doua în Ploiești (Ploiești Shopping City, Afi Palace Ploiesti).

Totodata, bucurestenii pot comanda preparatele Chopstix cu livrare la domiciliu sau la locul de munca. Serviciul home delivery al retelei deserveste întreaga suprafață a Capitalei si majoritatea localitatilor limitrofe.

In prezent, Chopstix se afla intr-un proces continuu de dezvoltare, de aceea politica de extindere a lantului de restaurante urmareste posibilitatea de a deschide magazine in strainatate, dar si in mai multe orase din tara. In viitorul apropiat, extinderea din tara vizeaza si dezvoltarea si implementarea sistemului de francize.

Provocarea

In conditiile unei dezvoltari sustinute, Chopstix avea nevoie de solutii software care sa se poata implementa usor in toate unitatile, pe masura ce lantul se extinde in noi locatii, si, in acelasi timp, care sa permita managementul unificat al activitatii din toate restaurantele si centrele de livrare.

Mai mult, solutia trebuia sa deserveasca ambele linii de business ale lantului, respectiv servirea tip fast-food in restaurante si comenzile cu livrare la domiciliu. Astfel, integrarea cu sistemul call-center este necesara pentru a permite gestionarea tuturor comenzilor inregistrate pe ambele linii de business (cele din restaurante si respectiv comenzile cu livrare la domiciliu) – mai ales la orele de varf, cand o servire rapida a clientilor le poate reduce semnificativ asteptarea din fata liniei de servire sau la telefon.

Pentru ca operatiunile sa aiba un flux continuu in toate sectiile restaurantelor, iar informatiile sa circule in cel mai eficient mod posibil de la linia de servire sau call-center la bucatarie si apoi la livrare, se impunea automatizarea proceselor interne si supervizarea permanenta a fluxului de lucru din locatii, astfel incat sa se evite pierderile sau eventualele erori in procesarea comenzilor.

Cum orice business din Horeca trebuie sa se asigure ca isi foloseste resursele la productivitate maxima, solutia software aleasa se impune sa includa functionalitati menite sa sustina si sa creasca vanzarile prin optiunea de a realiza pachete, meniuri, promotii si oferte speciale. Si, desigur, trebuie sa aiba in vedere programe de fidelizare a clientilor, ceea ce presupune integrarea cu centrala telefonica si cu modulul de management al clientilor (CRM).

Prin natura meseriei, managerii unei afaceri din HoReCa au nevoie de mobilitate – implicit, de solutii care sa-i sustina rapid in luarea unor decizii prompte si informate. De aceea, este necesar accesul in timp real la informatii despre performantele inregistrate intr-una, mai multe sau toate unitatile lantului de restaurante, care sa se poate vizualiza de oriunde exista conexiune online si de pe orice dispozitiv (desktop, laptop, tableta, smartphone). Desigur, siguranta asupra informatiilor reprezinta o prioritate, astfel incat se impune ca accesul la date sa fie securizat si sa se acorde roluri cu drepturi diferentiate in functie de utilizator.

Aceeasi solutie software trebuie sa permita clientilor sa-si achite comenzile prin multiple optiuni de plata disponibile in prezent: cash, prin card sau cu bonuri de masa ori vouchere-cadou (gift card-uri).

Solutia
Avand o experienta de peste un deceniu in furnizarea de solutii software pentru domeniul HoReCa, echipa Expressoft a propus implementarea unei solutii complete si complexe, care include atat solutii software adaptate la nevoile Chopstix, cat si echipamente hardware dedicate.

Dupa implementarea initiala, de la lansarea brandului Chopstix, in 2008, lantul de restaurante a optat, in octombrie 2013, pentru noile aplicatii cloud Expressoft myCheck (pentru fast-food si livrari la domiciliu) si myBusiness, ce au oferit functionalitati cu eficienta demonstrata in cresterea vanzarilor si o viziune de ansamblu asupra activitatii din toate cele 10 restaurante ale lantului, foarte utila managerilor Chopstix.

myCheck pentru fast-food

Aplicatia Expressoft myCheck pentru fast-food reprezinta mixul complet de «ingrediente» necesare in gestionarea cotidiana a activitatii in restaurante:

  • asocierea facila de toppinguri;
  • recomandarea automata a produselor incluse in promotii, prin functionalitatea up-selling;
  • posibilitatea de a alcatui rapid si usor diverse tipuri de meniuri si promotii;
  • acces simultan la multiple sisteme POS;
  • posibilitatea de a vizualiza retetele preparatelor si de a stabili metodele de preparare solicitate de client;
  • servire rapida.

Functionalitatea up-selling este inclusa in modulul de promotii al solutiilor Expressoft si se poate activa, in functie de licenta achizitionata, pe profilul fiecarui utilizator. Cel mai vizibil impact il are in aplicatiile myCheck pentru fast-food si livrari la domiciliu, unde operatorul se afla fata in fata deopotriva cu clientul si cu sistemul, iar acesta din urma propune automat diverse produse complementare (sosuri, garnituri, racoritoare etc.), in functie de comanda inregistrata. Astfel, operatorul ii comunica facil si rapid clientului ce optiuni are, fiind exclusa posibilitatea de a uita aceasta etapa la momentul preluarii comenzii.

In cazul Chopstix efectele au fost vizibile in cifre: orice meniu si promotie a contribuit la cresterea vanzarilor fara costuri suplimentare, iar timpul de servire efectiva s-a redus semnificativ: de la 48 la 14 secunde.

Functionalitatea up-selling poate fi si un instrument de motivare a angajatilor: avand acces la veniturile generate de fiecare operator, managerul poate decide acordarea unor bonusuri vanzatorilor cu cele mai bune rezultate, stimuland astfel performanta si competitia in echipa.

Oferte, meniuri, reduceri, promotii
Cu Expressoft myCheck pentru fast-food se pot configura mai multe liste de preturi, precum si pachete promotionale si oferte speciale pentru anumite produse, categorii de produse, zile sau intervale orare. In plus, se poate aplica un discount la subtotalul tranzactiei.

De asemenea, aplicatia permite selectia mai multor produse pentru a li se aplica simultan diverse actiuni, precum anulare (void), discount etc. Astfel, produsele anulate nu vor mai fi comunicate bucatariei, evitandu-se incurcaturile. Iar atunci cand anumite produse ies din oferta, acestea pot fi cu usurinta retrase de la vanzare si cu ajutorul sistemului.

Totodata, aplicatia faciliteaza si comunicarea dintre departamente: informatiile primite de la client la preluarea comenzii sunt transmise automat personalului din bucatarie in vederea pregatirii preparatelor comandate. Astfel, se salveaza timp pretios si se diminueaza simtitor timpul de asteptare.

Pe scurt, aplicatia Expressoft myCheck pentru fast-food permite o evidenta exacta a comenzilor zilnice si se adapteaza tuturor nevoilor si particularitatilor pe care le implica activitatea restaurantelor fast-food, sustinandu-le in dezvoltare si contribuind la un management performant.

myCheck pentru livrari la domiciliu

Si activitatea de livrari la domiciliu a lantului Chopstix a resimtit beneficii dupa implementarea solutiilor Expressoft. myCheck pentru livrari la domiciliu integreaza software, echipamente si sistemul call-center, pentru a optimiza intregul proces de gestionare a comenzilor, de la preluarea acestora pana la livrarea produselor.

Aplicatia dispune de toate facilitatile necesare pentru a asigura servicii optime de livrare si un management eficient al comenzilor:

  • clientii fideli pot fi identificati automat, dupa numarul de telefon, sau cautati manual, in baza de date;
  • fiecarui client i se pot asocia multiple adrese de livrare si numere de telefon;
  • sistemul pastreaza evidenta completa, istoricul de comenzi al fiecarui client;
  • posibilitatea de a plasa comenzi online – acestea se pot vizualiza direct in sistemul POS;
  • variante multiple de plata: cash, card, bonuri de masa, vouchere, plata mobila etc.;
  • estimarea corecta a timpului de livrare;
  • vizualizarea in timp real a statusului fiecarei comenzi active;
  • monitorizarea procesului de livrare;
  • instalare si configurare rapida a aplicatiei, in numai 1 zi.

Expressoft myCheck pentru livrari la domiciliu permite si plasarea unei comenzi in asteptare (modificand ora de livrare), precum si inregistrarea de precomenzi (comenzi pentru perioadele viitoare).

Timpul de preparare a produselor se poate modifica si manual (functionalitate integrata cu profilul de call-center), ceea ce determina actualizarea automata a timpului estimat de livrare.

Cand comanda este pregatita, pentru a preveni erorile de livrare (comenzi incorecte sau incomplete), operatorii pot scana codul de bare aferent fiecarui produs comandat.

Datorita integrarii Google Maps, adresele de livrare selectate sunt identificate automat, iar soferul poate folosi aplicatia Delivery Assistant, care are integrat nomenclatorul stradal, pentru a-si seta traseul optim si pentru a vizualiza pe mobil principalele detalii privind comenzile (numele clientului, numarul de telefon, adresa de livrare, harta). Logandu-se si delogandu-se cu usurinta la contul propriu din aplicatie, soferii-livratori pot confirma centrului direct de pe telefon, dupa livrare, ca a ajuns comanda la client. Iar predarea sumelor incasate si platile aferente se inregistreaza facil, aplicatia avand deja salvate inca de la momentul alocarii comenzilor ce sume trebuie sa inmaneze fiecare sofer, in total.

In cazul companiilor care folosesc profilul call-center si au mai multe centre de livrare, comenzile preluate prin call-center sunt alocate automat centrului de livrare cel mai apropiat de adresa clientului.

Fiecare angajat din personalul de livrare poate fi identificat automat prin scanarea cardului propriu, optimizand astfel procesul de alocare a comenzilor si colectare a banilor.

Evidenta comenzilor zilnice, sumele de incasat de la soferii-livratori, comenzile alocate fiecarui sofer – toate sunt inregistrate clar si pot fi oricand verificate in aplicatia Expressoft myCheck pentru livrari la domiciliu. Totodata, se pot consulta rapoartele privind performanta la vanzari a produselor din meniu, astfel incat managerii restaurantelor pot stabili strategii de promovare a unor preparate sau de excludere a acestora din meniu, dupa caz.

Personalul autorizat poate accesa imediat rapoartele relevante direct in sistemul POS sau le poate primi automat, prin email sau SMS. Totodata, managerul restaurantului poate accesa rapid diverse rapoarte sau poate primi notificari prin SMS ori de cate ori cineva inregistreaza actiuni precum “Anulare”, “Reduceri”, “Oferte” etc.

Aplicatia se integreaza cu echipamentele periferice: sisteme complete cu touchscreen si monitoare touchscreen, cititoare de coduri de bare, cititoare de carduri, sertare de bani, cantare, case de marcat, imprimante fiscale, imprimante pentru etichete, precum si centrala telefonica, permitand recunoasterea automata a clientilor fideli dupa numarul de telefon si accesarea comenzilor lansate anterior de acestia.

Rezultatele

“Reteta” Expressoft myCheck a avut, in cazul lantului de restaurante Chopstix, trei beneficii majore:

  1. maximizarea profitului;
  2. fidelizarea clientilor;
  3. stimularea angajatilor.

Functiile care s-au dovedit a fi cele mai des utilizate, conform declaratiilor clientului, au fost cele de up-selling si modulul BI (business intelligence). Dar in aceeasi directie a cresterii profitului converg si strategia de fidelizare a clientilor prin organizarea de promotii, si imbunatatirea activitatii din restaurante prin functiile ce permit gestionarea informatiilor la nivelul intregii retele (de exemplu, implementarea centralizata a preturilor sau administrarea mai multor forme de plata).

Meniuri, pachete, promotii – toate se traduc in vanzari mai mari, atata timp cat angajatii au la indemana sistemul potrivit, care sa-i ajute sa vanda mai mult si mai repede, sa creeze oricand diverse oferte si sa le gestioneze usor. Personalul din cele 10 restaurante Chopstix foloseste functia up-selling a solutiei myCheck pentru fast-food si iata, rezultatele se vad:

«Intr-adevar, aceasta aplicatie ne-a ajutat enorm. Le aminteste angajatilor la fiecare noua comanda sa ii intrebe pe clienti daca doresc ceva in plus. Astfel, ei nu mai uita sa faca acest lucru.» – Andrei Trandaf, Administrator Chopstix

La randul lor, clientii Chopstix apreciaza sa primeasca oferte speciale, astfel incat strategia de up-selling s-a dovedit eficienta nu doar pentru cresterea vanzarilor si disciplinarea angajatilor, ci si in ceea ce priveste consolidarea relatiei consumatorilor cu brandul.

Rapoarte complete, la un click distanta
La fel de important in gestionarea dezvoltarii constante a afacerii Chopstix a fost si modulul BI, ce ofera acces in timp real la rapoarte centralizate. Astfel, managerii pot vizualiza oricand, la nevoie, informatiile esentiale despre evolutia businessului, de la stocuri si vanzari (pe client, pe operator, pe zi, interval orar, metoda de plata, restaurant), pana la timpul mediu de servire si diverse statistici si tendinte – un beneficiu indispensabil pentru a lua deciziile ce se impun in cel mai scurt timp posibil.

Rapoartele se pot vizualiza de pe smartphone, tableta, laptop, desktop, prin acces securizat. Astfel, fiind la indemana managerilor oricand si de oriunde, aplicatia i-a ajutat sa-si administreze afacerea, sa ia decizii rapide si bazate pe date concrete.

Concluzia?

“Pentru a le oferi clienților noștri servicii de calitate, ne asigurăm, la rândul nostru, că folosim produse și soluții de calitate în tot ceea ce facem. Soluțiile Expressoft ne ajută nu doar să gestionăm eficient afacerea, începând de la preluarea comenzilor până la livrare, ci și să oferim clienților noștri o experiență plăcută, reducând la minimum timpul de așteptare, fie că este vorba despre comenzi în restaurante sau cu livrare la domiciliu.

Având această colaborare îndelungată și benefică, putem recomanda cu încredere atât soluțiile software Expressoft, cât și serviciile de suport tehnic specializat pe care echipa Expressoft ni le oferă oricând avem nevoie, la orice oră din zi și din noapte.”Andrei Trandaf, Administrator Chopstix